企業ナレッジ準備ガイド

01 · 知識の範囲を定める

ひとつの業務領域から始め、タスクと役割ごとに知識を整理します。必須の主要資料、参考資料、古くなった内容を区別します。

資料名、出所、対象となる役割、更新日を記録した一覧を作りましょう。

各資料が解決する問題と適用条件を説明します。略語、専門用語、例外も補足し、作成者だけが知る背景に依存しないようにします。

整理の重点：用語の定義、手順、適用条件、例外。

同じプロセスの説明が資料ごとに異なる場合、有効な内容を確認します。出所と版の情報を残し、矛盾を解決する責任者を明確にします。

管理の重点：有効な版、出所、責任者、変更履歴。

従業員からよく出る質問を検証用に抽出し、資料に明確な根拠があるか確認します。回答が見つからない場合、表現の調整だけでなく内容を補います。

確認の重点：よくある質問、特殊なケース、回答の根拠、不足内容。

業務の変化に合わせてナレッジベースを更新します。責任者を定め、試用のフィードバックで重要な内容を定期確認し、失効した資料や新しいルールに対応します。

運用の重点：更新周期、フィードバック窓口、確認手順、利用範囲。

本ガイドは要件の準備と進め方を説明するものです。実際の機能と実装範囲はプロジェクト計画に基づきます。